Gmina Olszanica

1. Wymagane dokumenty do załatwienia sprawy
wniosek o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców oraz z rejestru PESEL. Wniosek należy czytelnie podpisać.
Uwaga!
Dla zidentyfikowania w rejestrach poszukiwanej osoby, należy wskazać w części wniosku („Dane osoby, której wniosek dotyczy”) jak najszerszy zakres posiadanych informacji (np. imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego, poprzedni adres zameldowania itp.).
dowód uiszczenia opłaty za udostępnienie danych jednostkowych tj. danych dotyczących jednej osoby albo imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem w kwocie 31 zł
pełnomocnictwo jeżeli strona działa przez pełnomocnika
dowód uiszczenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa (w przypadku działania przez pełnomocnika) w kwocie 17 zł
dokumenty mogące potwierdzić interes prawny, między innymi: wezwania sądowe, wezwania komornicze, dokumenty potwierdzające zobowiązanie wobec wnioskodawcy osoby, której dane mają być udostępnione (np. wyroki sądowe, wezwania do zapłaty, postanowienia i decyzje innych organów)

2. Złożenie wniosku drogą elektroniczną
Przez platformę e-PUAP przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Oznacza to, że wniosek ma być podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym e-PUAP.

3. Opłaty
Opłata za udostępnienie danych jednostkowych tj. danych dotyczących jednej osoby albo imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem wynosi 31 zł.
Opłata skarbowa za złożenie pełnomocnictwa gdy strona działa przez pełnomocnika wynosi17 zł.

Opłatę skarbową wnosi się w kasie mieszczącej się w Urzędzie Gminy Olszanica, pok. 15 albo bezpośrednio na następujący rachunek bankowy:
Urząd Gminy Olszanica
38-722 Olszanica 81
Bank BGK Rzeszów
Nr 61 1130 1105 0005 2121 1820 0013

4. Miejsce złożenia dokumentów
• w Urzędzie Gminy Olszanica – Referat Spraw Obywatelskich i Administracji, pok. nr 9.
• za pośrednictwem Poczty;
• przez Internet – W razie skorzystania z tej możliwości musisz pamiętać o uwierzytelnieniu pisma za pomocą profilu zaufanego ePUAP lub przez zastosowanie podpisu elektronicznego.

5. Sposób i termin załatwienia sprawy
Dane jednostkowe udostępnia się na wniosek osób lub jednostek organizacyjnych złożony w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Oznacza to, że wniosek ma być podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym e-PUAP.

6. Tryb odwoławczy
Odmowa udostępnienia danych osobowych następuje w drodze decyzji administracyjnej. Od decyzji przysługuje stronie prawo wniesienia odwołania do Wojewody Podkarpackiego w Rzeszowie za pośrednictwem Wójta Gminy Olszanica w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji.

7. Podstawa prawna
Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego
Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej
Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 21 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych po wykazaniu interesu faktycznego
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców oraz rejestru PESEL

8. Uwagi
Przy zameldowaniu należy przedstawić dokument stwierdzający tożsamość, wypełniony druk (zgłoszenie pobytu stałego lub zgłoszenie pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące) potwierdzony przez osobę (osoby) posiadającą(e) tytuł prawny do lokalu, zaświadczenie o wymeldowaniu z poprzedniego miejsca pobytu stałego (w sytuacji ubiegania się o stałe zameldowanie) i do wglądu oryginał tytułu prawnego do lokalu, którego kserokopię należy dołączyć do podania.
Podstawa prawna: art. 28 ust.1, 2, 3 i 4 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2010 r., poz. 217).

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności).

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA
Administratorami są:
1. Wójt Gminy Olszanica, 38-722 Olszanica 81 – w zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz prowadzenia i przetwarzania danych w rejestrze mieszkańców oraz przechowywanej przez Wójta Gminy Olszanica dokumentacji pisemnej;
2. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za nadawanie numeru PESEL oraz utrzymanie i rozwój rejestru PESEL;
3. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitych zasad postępowania w kraju w zakresie ewidencji ludności oraz zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru PESEL.

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA
Z administratorem – Wójtem Gminy Olszanica można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora:
Adres pocztowy: 38-722 Olszanica 81
Adres e-mali: gmina@olszanica.pl
Telefon: 13 461 70 45
Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować poprzez adres mail iod@mswia.gov.pl, formularz kontaktory pod adresem https://www.gov.pl/web/mswia/formularz-kontaktowy lub pisemnie na adres siedziby administratora.

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH
Administrator – Wójt Gminy Olszanica wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email : gfx-consulting@wp.pl. lub pisemnie na adres administratora danych: Grzegorz Faluszczak 38-722 Olszanica 81
Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają w jego zakresie działania.

CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA
Pani / Pana dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (dalej: RODO) w związku z przepisem szczególnym ustawy;
· przez Wójta Gminy Olszanica – w celu wprowadzenia Pani/Pana danych do rejestru PESEL, udostępniania z niego Pani/Pana danych oraz prowadzenia rejestru mieszkańców – na podstawie art. 6a, art. 10, art. 11 oraz art. 50 ust. 1 pkt 2 ustawy o ewidencji ludności
· przez Ministra Cyfryzacji i Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji – w celu prowadzenia ewidencji ludności na terenie Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjnoprawny osób fizycznych wprowadzanych do rejestru PESEL – na podstawie art. 2, art. 5 ust. 3 i 4 oraz art. 6 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności.

ODBIORCY DANYCH
Odbiorcami danych są podmioty przetwarzające dane:
· Centrum Personalizacji Dokumentów – w zakresie udostępniania danych z rejestru PESEL w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r.
· Centralny Ośrodek Informatyki – w zakresie technicznego utrzymania rejestru PESEL i jego rozwoju w imieniu Ministra Cyfryzacji
· podmiot świadczący usługi w zakresie utrzymania i serwisu systemu obsługującego rejestr mieszkańców (dane podmiotu do uzupełnienia przez organ gminy).
Pani/Pana dane osobowe udostępnia się podmiotom:
· służbom; organom administracji publicznej; sądom i prokuraturze; komornikom sądowym; państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych;
· osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny;
· osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania zgody Pani /Pana zgody;
· jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą;
przez:
· Wójta Gminy Olszanica– z rejestru mieszkańców w trybie indywidualnych zapytań oraz zapewnienia do danych dostępu online – podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-4, z rejestru PESEL w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 1-3;
· Ministra Cyfryzacji – z rejestru PESEL w trybie zapewnienia do danych dostępu online – podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1 oraz w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 4;
· Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji – z rejestru PESEL, w zakresie wniosków o udostepnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r., w imieniu Ministra dane udostępnia podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-3 w trybie indywidualnych zapytań Centrum Personalizacji Dokumentów.

Pani/Pana dane Wójt Gminy Olszanica udostępnia także stronom postępowań administracyjnych prowadzonych na podstawie ustawy o ewidencji ludności i Kodeksu postępowania administracyjnego, których jest Pan/Pani stroną lub uczestnikiem w trybie udostępnienia akt tych postępowań.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH
Zgodnie z art. 12a ustawy o ewidencji ludności dane osobowe zgromadzone w rejestrze mieszkańców oraz w rejestrze PESEL przetwarzane są bezterminowo.
Dane zgromadzone w formie pisemnej są przetwarzane zgodnie z klasyfikacją wynikająca z jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. Dz.U. Nr 14, poz. 67):
· dokumentacja spraw z zakresu ewidencji ludności po 50 latach jest oceniana pod kątem możliwości zniszczenia natomiast dotycząca aktualizacji danych w ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach;
· dokumentacja spraw meldunkowych niszczona jest po 10 latach;
· dokumentacja spraw związanych z udostępnianiem danych i wydawaniem zaświadczeń z ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach.

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH
Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci.

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO
Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: 22 531 03 00

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH
Pani / Pana dane do rejestru PESEL wprowadzane są przez następujące organy:
– kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do tych aktów zmiany, a także wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska,
– organ gminy dokonujący rejestracji obowiązku meldunkowego,
– organ gminy wydający lub unieważniający dowód osobisty,
– wojewoda lub konsul RP wydający lub unieważniający paszport,
– wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych dokonujący zmian w zakresie nabycia lub utraty obywatelstwa polskiego.
Rejestr mieszkańców zasilany jest danymi z rejestru PESEL.

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH
Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy o ewidencji ludności (art. 8 i 10 ustawy). W przypadku działania na wniosek odmowa podania danych przez ich posiadacza skutkuje nie zrealizowaniem żądania nadania lub zmiany numeru PESEL, zameldowania, wymeldowania, rejestracji wyjazdu, powrotu lub udostępnienia danych. Nie wykonanie obowiązku meldunkowego przez cudzoziemców nie będących obywatelami państwa członkowskiego UE lub członkami ich rodzin zagrożone jest karą grzywny.